Dlaczego home office?
W obecnej sytuacji home office stał się kluczem do tego czy firma, w której pracujesz przetrwa kryzys wywołany pandemią Covid-19, czy też nie. Sytuacja stała się o tyle złożona, że nie dotyczyła tylko mnie, ale wszystkich osób w firmie. Jak z dnia na dzień ułożyć sobie pracę zupełnie od nowa, zaplanować dzień, komunikować się z zespołem? Tak wiele pytań, a tak mało odpowiedzi. Jak ten proces wyglądał u mnie? Aby to zobrazować opiszę jedne dzień mojej pracy, oraz narzędzia, które tę (zdalną) pracę mi ułatwiają.
Początki pracy zdalnej
Zaczynamy zatem krótką opowieść o tym jak to było na początku z tą pracą z domu.
Pierwszy tydzień, miejsce pracy: salon, kuchnia, korytarz, parter, piętro. Trudno mi było znaleźć swoje miejsce. Pierwszą przeszkodą okazało się kiepskie wi-fi na piętrze. Zasięg łapałem tylko na korytarzu przy schodach, więc tam przez kilka dni było moje biuro. Oczywiście biurko się nie zmieściło, zatem praca w pozycji kwiatu lotosu była moją normalnością. Na szczęście jestem rozciągnięty :).
Musiałem jednak znaleźć swoje stałe miejsce, aby nie przeszkadzać domownikom. Salon odpada, bo tam jest szkoła i przedszkole, kuchnia też, bo w naszym domu to centrum dowodzenia i ruch w niej większy niż na ulicach miast po ogłoszeniu masowej izolacji. Wybór padł na pokój na piętrze. No ale co z tym internetem? Ja go przecież potrzebuję do pracy. Co prawda miałem skonfigurowany repeater wi-fi, ale co chwilę przerywał i jakość była kiepska. Na szczęście, robiąc remont 3 lata wstecz, w każdym z pokoi zamontowałem gniazdko internetowe. Przekonfigurowałem repeater łącząc go po kablu i teraz działa w trybie niezależnego routera. Sukces, jest internet, mogę pracować w cywilizowanych warunkach. Czemu nie zrobiłem tego wcześniej?
Technikalia mamy już za sobą, czas na rozplanowanie dnia pracy. Bardzo dziękuję mojej żonie, która dzielnie wzięła na siebie opiekę nad trójką dzieciaków w wieku szkolnym, przedszkolnym i niemowlęcym. Możecie sobie wyobrazić jaką tytaniczną pracę wykonuje. Dzięki jej zaangażowaniu ja mogłem skupić się na pracy. Oczywiście dzieciaki przychodziły do mnie, pytały co robię, jak długo jeszcze będę pracował, bawiły się w moim domowym biurze. Najstarszy syn skrupulatnie obliczał godziny i minuty do końca mojej pracy, bo zaraz po niej musieliśmy rozegrać mecz piłki nożnej lub zagrać w badmingtona.
Wracając do home office, to cała firma przeszła na ten model pracy, więc w zespole musieliśmy nauczyć się komunikować tylko online. I tego chyba się obawiałem najbardziej, bo wolę rozmowę i wyjaśnienie tematu twarzą w twarz niż przez telefon lub email. Ale udało się. Codzienne poranne spotkania w Microsoft Teams, szybkie podsumowanie prac z wczoraj, omówienie dzisiejszych i do roboty. Taki quazi scrum, ale się sprawdził. Umowne godziny od 8:00 do 16:00 niejednokrotnie przeciągały się do późnego popołudnia, ale z biegiem czasu starałem się kończyć pracę najpóźniej o 16:30. Chyba dopiero teraz, po trzech miesiącach, udało mi się wypracować nawyki i wyraźnie podzielić dzień.
To jaki jest ten plan dnia?
Już tłumaczę.
6:30 – dzwoni budzik, zamiast go wyłączyć i wstać, wciskam drzemkę. Muszę wreszcie pozbyć się tego złego nawyku.
7:00 – szybki trening (a raczej kilka ćwiczeń) na rozbudzenie. Pompki, przysiady, rozciąganie. Potem prysznic. Najpierw normalny, ciepły. Jednak mój dzień musi się rozpocząć od zimnego. Przekręcam więc kurek na maksymalnie zimną wodę i przez 2-3 minuty walczę ze swoim ciałem i umysłem, żeby stamtąd nie uciec. I to się udaje. Taki prysznic skutecznie budzi i pobudza organizm do działania. Daje mi ogromny zastrzyk energii na start. O walorach prozdrowotnych nie wspominając. To temat na oddzielny wpis. Jeszcze jedno, szklanka wody (około 300 ml) z odrobiną soli morskiej, imbirem, kurkumą (nie w proszku, ale korzeń) i sokiem z 1/4 cytryny oraz 2-3 listki mięty dla wzbogacenia walorów smakowych i zapachowych. Wypijam to na raz i uzupełniam szklankę wodą pozostawiając imbir, kurkumę i miętę. Zaraz po przebudzeniu powinno się porządnie nawodnić. W ciągu dnia też o tym nie zapominam.
7:30 – budzą się dzieciaki. Marzenie ściętej głowy. Bardzo często te starsze budzą się już o 6:00, zwłaszcza w weekend, wychodzą z łóżka mówiąc, tato wstawaj, czemu jeszcze śpisz? Najmłodsza ma jeszcze swój niemowlęcy rytm. Pobudka o 4:00 rano to normalka. Jeśli jednak wstaną dopiero o 7:30, to po porannym przepychaniu, krzyczeniu, graniu w piłkę, układaniu klocków, jeżdżeniu autami, myciu zębów, około 8:00 schodzą wraz z żoną na śniadanie.
8:00 – rozpoczynam pracę. Między 8:00 a 9:00 spotkanie z zespołem, na którym omawiamy bieżące tematy i ruszamy z działaniem. To pozwala nam poukładać pracę, nadać priorytety zadaniom, przegadać nowe projekty i przeanalizować postępy w już trwających. Początek dnia przeznaczam na załatwienie najtrudniejszych spraw, bo jeśli to się uda, to później jest już tylko z górki.
10:00 – czas na śniadanie i kawę. Z racji tego, że stosuję Intermittent Fasting w wersji 16/8 (o czym więcej możecie przeczytać w poście Intermittent Fasting – moja droga do -20 kg), to właśnie o 10:00 jem pierwszy posiłek (o 18:00 staram się kończyć ostatni). Moje śniadanie musi się składać w większości ze zdrowych tłuszczów. Awokado, jajka, szpinak, rukola, kiełki, pomidor, oliwa z oliwek, czasami boczek, to jest mój standard. Na śniadanie unikam węglowodanów. Po śniadaniu wspomniana już kawa mocy. Od kilku miesięcy jestem wielkim fanem Bulletproof coffee – czyli kawy z olejem kokosowym i masłem klarowanym. Oto szybki przepis: 250 ml dobrej jakości kawy, ja swoją parzę w aeropressie (o takim – Aeropress). Kupiłem go jadąc na wakacje w zeszłym roku i od tego czasu zakochałem się w kawie robionej w ten sposób. Ma intensywny smak, mocny, ale bez kwasowości charakterystycznej dla kawy z ekspresu. Ale do rzeczy, bo miał być szybki przepis.
- 250 ml kawy,
- 1 łyżeczka oleju kokosowego (lub MCT),
- 1 łyżeczka masła klarowanego.
Wszystko razem miksuję przez około minutę. Składniki łączą się i powstaje pyszny napój w kolorze latte. Dodatek tłuszczów do kawy powoduje wolniejsze uwalnianie kofeiny, przez co pożądany pobudzający efekt trwa znacznie dłużej. Nie wyobrażam sobie dnia bez tego napoju.
10:20 – powrót z kubkiem kawy do pracy. Praca w domu ma swoją specyfikę, zwłaszcza z trójką dzieci. Czasami trzeba odpowiedzieć na jakieś nurtujące pytanie z dziedziny matematyki na poziomie klasy 1 szkoły podstawowej, innym razem pomóc w doborze kolorów w jakich trzeba pomalować skrzydła motyla. Wreszcie też porobić głupie miny, żeby na twarzy maluszka pojawił się uśmiech. Po odpowiedzi na wszystkie nurtujące pytania dzieci, kolejne godziny poświęcam na pracę koncepcyjną, kreatywną. To jest najlepszy moment, najbardziej produktywny czas na analizę problemów i wymyślanie koncepcji.
14:00 – przerwa na obiad i czas z rodziną jeszcze przed końcem pracy. To duży plus home office, posiłek z bliskimi, a nie przy korporacyjnym biurku. Po obiedzie, ostatnie godziny spędzam na pracy odtwórczej, nie wymagającej dużego skupienia i myślenia.
16:30 – 17:00 – koniec pracy. Robię podsumowanie dnia. Spisuję co udało się zrobić, czego nie i planuję zadania na następny dzień.
Od 17:00 – do końca dnia – to już czas dla rodziny i domowych obowiązków. Nie ukrywam, że kiedy dzieci już śpią, a ja muszę zamknąć jakieś zadanie, to wieczorem siadam do komputera.
Narzędzia wspomagające pracę zdalną
Email (Outlook) – nieśmiertelne narzędzie komunikacji. Ale jeśli w tej komunikacji uczestniczą więcej niż 2 osoby, to zaczyna robić się chaos, zwłaszcza jeśli są to różne tematy dotyczące jednego projektu, w który zaangażowanych jest kilka(naście) osób. Moim osobistym zadaniem email powinien służyć tylko do przekazywania informacji, a nie zarządzania projektem. Jeśli w jednym wątku jest już kilkanaście odpowiedzi, pytań, podsumowań, planowania działań, przekazanych załączników, a do tego czasami jesteś w „DO” a czasami w „DW”, to nie wróży nic dobrego. Można nad tym choć trochę zapanować, stosując na przykład oznaczanie osoby w treści maila, do której kierowane jest pytanie lub zadanie.
Microsoft Teams (desktop lub w przeglądarce) to nasze główne narzędzie komunikacji w firmie. I powiem szczerze, byłem sceptyczny, widząc jak Microsoft zepsuł skype’a. Pozytywnie się jednak rozczarowałem.
A co między innymi znajdziemy wewnątrz?
- aktywność – jeśli ktoś Cię oznaczy w komentarzu, to właśnie tutaj to zobaczysz,
- czat – po prostu wybierasz osobę, lub grupę osób (można nadać jej nazwę) i piszesz. Stąd możesz się również połączyć jednym przyciskiem z wybraną osobą lub całą grupą na raz,
- kalendarz spotkań (zintegrowany z Outlookiem),
- zespoły – w jednym miejscu można się skontaktować ze wszystkimi członkami zespołu.
Outlook i Teams (jak chyba wszystkie aplikacje Microsoft) są ze sobą zintegrowane. Dodając spotkanie do kalendarza w Outlooku automatycznie pojawia się w kalendarzu w Teamsach, skąd jednym przyciskiem wszyscy zaproszeni mogą dołączyć do spotkania video. Jakość połączeń jest na wysokim poziomie. Bardzo fajną opcją (nie ma jej w wersji przeglądarkowej), jeśli już musisz włączyć kamerę, jest rozmycie tła. Nie wszyscy muszę widzieć Twoje prywatne wnętrza.
Do zarządzania projektami używamy już od kilkunastu miesięcy ClickUp’a. Moim zdaniem jedno z lepszych tego typu narzędzi i zdecydowanie zasługuje na dedykowany wpis.
Jest jeszcze telefon. Zadziwiająco mało korzystamy z tej formy komunikacji. Chyba 95% przejął Microsoft Teams, pewnie dlatego, że podczas rozmowy można udostępnić ekran i po prostu coś pokazać, a nie tylko opowiadać jak zrobić.
Nie wszystko jednak udało się przenieść z offline do online
W mojej codziennej pracy etatowej wystarcza mi tylko komputer i internet, więc nie robi mi wielkiej różnicy czy pracuję z biura czy z domu. Jednak sama praca przy komputerze to nie wszystko, są jeszcze ludzie. Kumple z zespołu i rodzina. W zależności od tego gdzie jestem, to z nimi spędzam najwięcej czasu w ciągu dnia. Mimo, iż kiedy pracuję, nie chcę, żeby mi przeszkadzano, to jednak lubię zrobić sobie przerwę i po prostu pogadać, nawet jeśli jest to rozmowa o pracy. Nie jestem typem samotnika (kiedyś byłem). Lubię otaczać się ludźmi mądrzejszymi od siebie, bo mogę się od nich uczyć. Sam też bardzo lubię przekazywać swoją wiedzę. Mam chyba taką wewnętrzną ukrytą misję, żeby uczyć tego co sam potrafię.
Jednak nie wszystkie moje aktywności udało się przenieść na home office. Oprócz tego, że pracuję na etacie, jestem również trenerem tańca. Z dnia na dzień zajęcia i treningi w normalnej formie przestały funkcjonować. Branża próbowała przenieść się do online, również i ja miałem taki zamiar, ale…
Po pierwsze praca etatowa wymagała ode mnie znacznie większego zaangażowania, ponieważ trzeba było zakasać rękawy i działać jeszcze więcej niż dotychczas. Mimo braku dojazdów do i z pracy, byłem bardziej zmęczony niż w „normalnych” czasach. Po pracy chciałem jak najwięcej czasu poświęcić dzieciakom, które też cały swój czas spędzały w domu. Bardzo często zdarzało się, że zasypiałem razem z nimi kładąc je spać o 20:00. Odpuściłem więc próby uruchomienia lekcji online.
Tęskniłem za treningami na sali, za spotkaniami z ludźmi. Ta aktywność dawała mi ogromny zastrzyk energii. I mimo, że po 8-9 godzinach pracy przy komputerze miałem jeszcze 2-3 godziny treningów i wracałem do domu po 22:00, gdzie między jedną pracą a drugą był jeszcze intensywny czas z dziećmi, to poziom mojej energii i chęci do pracy był dużo większy niż teraz. W moim przypadku im więcej miałem do zrobienia, tym więcej robiłem i nawet znalazłem odrobinę czasu wolnego. Pamiętam jeszcze z czasów liceum, a przede wszystkim klasy maturalnej, kiedy to nie opuściłem żadnego treningu, jeździłem na turnieje tańca, miałem czas dla kumpli, potrafiłem się przygotować do egzaminów i zdać je bardzo dobrze. Teraz czas płynie jakoś inaczej.
Aktywność fizyczna musi być moją codziennością. Po prostu tego chcę i potrzebuję. Taniec to jest jedna z form mojej ekspresji i aktywności. Przekazywanie swojej wiedzy w tej dziedzinie to jest to co kocham, ale niestety właśnie tego na home office nie udało mi się ogarnąć. Wielka szkoda. Jestem jednak dobrej myśli, że to szybko wróci.
EDIT – Powoli wraca i jest super. Mimo zmęczenia po pracy przy komputerze, godzinny trening daje mi dużego kopa do działania.
Trzymajcie się na waszym home office. Dobry plan to podstawa. Pamiętajcie też, aby każdego dnia wyjść z home office i wrócić do domu.
Pozdrawiam, Przemek